Ab 2020 verschärft die Finanzverwaltung erneut die Regeln für die Kassenbuchführung. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie die Kassenführung nach diesen Vorgaben ausrichten, ansonsten drohen Ihnen Schätzungen und erhebliche Steuerzuschläge.
Auf Unternehmen mit bargeldintensiven Geschäften kommen steuerlich unruhige Zeiten zu. Denn aufgrund des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ dürfen künftig strengere und häufigere Überprüfungen durch das Finanzamt stattfinden.
Ab 1.1.2020: Für jeden Kunden muss bei Nutzung einer elektronischen Kasse ab 1.1.2020 ein Beleg erstellt und zur Verfügung gestellt werden.
Ab 1.10.2020: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.10.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Einrichtung muss aus den drei folgenden Bestandteilen bestehen: Aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Dadurch werden Kasseneinnahmen mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und können später nicht mehr unerkannt verändert werden. Ursprünglich sollte diese Vorgabe bereits ab dem 1.1.2020 gelten. Da eine Umsetzung bis zu diesem Zeitpunkt allerdings für die Unternehmen nicht möglich gewesen wäre, wurde eine entsprechende Übergangsfrist eingeräumt.
Ab 1.10.2020: Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme melden. Auch diese Regelung sollte ursprünglich zum 1.1.2020 in Kraft treten.
Offene Ladenkassen sind weiterhin erlaubt.
Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also steuerlich zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse einzusetzen.
Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn bei der Kassenführung die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern, das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt, das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben und nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt.
1. Kassenführung mit Kassenbericht (bei offener Ladenkasse)
Ermitteln Sie den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, indem Sie das in der Kasse vorhandene Geld zählen. Tragen Sie die Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht ein, übernehmen Sie den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortags. Dieser Betrag ist vom Kassenbestand bei Geschäftsschluss abzuziehen, die Betriebsausgaben, die Geldtransite in die Hauptkasse, die Zuführungen zur Bank, die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie per Beleg nachweisen. Soweit Fremdbelege fehlen, muss derjenige, der die Kasse führt, Eigenbelege fertigen und mit Datumsangabe unterzeichnen. Die Privateinlagen sind zu mindern, die übrigen Beträge hinzuzufügen. Fügen Sie dem Kassenbericht täglich ein Zählprotokoll bei und stützen Sie so die Richtigkeit des ausgewiesenen Kassenbestandes am Geschäftsschluss. Lassen Sie das Zählprotokoll vom Geschäftsinhaber oder von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit der Kassenzählung unterschreiben.
2. Kassenführung mit Kassenbüchern, die Computerprogramme erstellen
Vielfach werden Kassenaufzeichnungen in Kassenbüchern vorgenommen, die durch Computerprogramme gefertigt worden sind. Auch sie müssen die gesetzlichen Vorschriften zurKassenbuchführung erfüllen.
3. Kassenführung mit Registrierkassen
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.
4. Kassenführung mit PC-Kassensystemen
Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist die Speicherfähigkeit von PC-gestützten Kassen nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.
Kassen-Nachschau
Seit 1.1.2018 kann es tatsächlich passieren, dass es bei Ihnen in der Firma klingelt und ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür steht und eine Kassenprüfung durchführen möchte. Diese Kassen-Nachschau wurde durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ eingeführt und soll es dem Finanzamt ermöglichen, Unstimmigkeiten bei der Kassenführung umgehend und zeitnah zu klären.
Sollte tatsächlich ein Prüfer des Finanzamts zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau in Ihrem Betrieb erscheinen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Bitten Sie den Prüfer herein und behandeln Sie ihn zuvorkommend. Lassen Sie sich seinen Dienstausweis zeigen und notieren Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten. Bitten Sie den Prüfer um Geduld, weil Sie ohne Zustimmung Ihres Steuerberaters keine Kassendaten ausgeben möchten. Informieren Sie Ihren Steuerberater und klären Sie, ob dieser die Kassen-Nachschau vor Ort betreuen kann. Sollte der Steuerberater keine Zeit haben, lassen Sie den Prüfer an Ihre Kasse ran. Alle Ausdrucke und Dateien, die der Prüfer beim Auslesen der Kasse erhält, sollten Sie 1:1 auch für sich behalten. Nur damit können Sie bei Feststellungen konkret auf die Mängel des Prüfers reagieren. Bei einer Kassen-Nachschau darf der Prüfer niemals Geld für mögliche Steuernachzahlungen von Ihnen fordern. Sollte er das dennoch tun, sollten Sie die Polizei informieren. Denn dann handelt es sich bei dem Prüfer um einen Betrüger und nicht um einen Prüfer des Finanzamts. Solche Fälle wurden bereits bei Einführung der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau bekannt.
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